Все о книге учета трудовых книжек

Ведение книги учета движения трудовых книжек

Это может быть любой сотрудник компании, добровольно согласившийся на эту работу. Формально бланк трудовой книжки в бухгалтерском учете имеет свою ценность и поэтому лицо, ответственное за учет трудовых книжек, является еще и материально ответственным.

Насколько соблюдается порядок ведения и хранения трудовых книжек всегда проверяется контролирующими органами. В частности, Трудовая Инспекция обращает на это особое внимание. Основные правила ведения и хранения трудовых книжек закреплены в инструкциях и нормативных документах.

Их соблюдение является обязательным для ответственного лица. В частности, там четко закреплено, как должен вестись журнал учета движения трудовых книжек. Зачастую ведение журнала учета – это задача кадрового специалиста.

Но где численность очень маленькая, этим занимается бухгалтер или даже сам руководитель. Журнал учета трудовых книжек – это приходно-расходная книга, в которой отображаются все основные операции, связанные с данными документами сотрудников:

Журнал учета трудовых книжек

Главное, необходимо помнить, что журнал учета трудовых книжек (бланк) должен соответствовать форме, утв.

постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г. Также нужно соблюдать установленные действующим законодательством требования к его заполнению.

Прежде чем скачать журнал учета движения трудовых книжек и приступить к его заполнению – внимательно ознакомьтесь со всеми нюансами, с которыми вам придется столкнуться в процессе заполнения. Однако не стоит делать выводы, что книга учета трудовых книжек (образец скачать вы сможете ниже) является сложной в заполнении.

Как правильно оформить и вести книгу учета движения трудовых книжек?

Фамилия, имя, отчество сотрудника, без сокращений. Данные трудовой книжки. Должность нового работника – так же, как в остальных документах. Наименование отдела, в котором будет работать принятый человек.

Номер приказа о приеме на работу или номер иного документа, в соответствии с которым соискатель устраивается на новую должность. Подпись делопроизводителя, оформившего все записи. Сумма, заплаченная новым служащим за трудовую.

Если она выдавалась бесплатно или у соискателя была своя, здесь следует просто поставить прочерк.

Дата увольнения. Подпись сотрудника, которая подтверждает выдачу книжки на руки при увольнении.Если человек не пришел сам за трудовой, она может быть передана тому, на кого оформлена доверенность на получение, при этом ксерокопию доверенности обязательно нужно приложить.Второй вариант

ТРУДОВОЙ КОНСУЛЬТАНТ Главная Консультация юриста Статьи Законодательство Контакты Трудовая книжкаТрудовые отношенияТрудовые спорыСокращение работниковКомпенсации на работеПенсияДисциплинарная ответственностьТрудовой договорПереводОтпускРабочее времяОтстранениеОценка трудаЛьготы донорамЗарплатаБольничныйИсполнительный листОтгулыПремирование на работеТрудовой стажСовместительствоДекретный отпускПособияТрудоустройствоОхрана трудаРазноеСверхурочная работаМедосмотрГосслужбаУвольнениеУсловия трудаПерсоналВредные условия трудаТрудовой контрактКомандировкиНесовершеннолетние работникиВыходное пособиеИспытательный срокПриём на работуРазъездная работаОплата трудаПрогулСлужебные запискиНадбавкиПереработкаМатериальная ответственностьТрудовая инспекцияМРОТБиржа трудаИностранные работникиПроизводственная травма Главная Статьи Трудовая книжка Книга учета движения трудовых книжек Книга учета движения трудовых книжек Действующее трудовое законодательство обязывает работодателя держать специальную книгу, благодаря которой ведется учет движения трудовых книжек внутри предприятия. Это – книга учета (далее в статье- Книга). Обязанность ведения и хранения данной Книги несет отдел кадров данного предприятия.

Если предприятие не имеет такого отдела, то Книга, как правило, хранится у бухгалтера. На практике в Книге должна быть отражена следующая информация: факт получения трудовой книжки от сотрудника, которого приняли на работу в данной организации; приобретение и оформление трудовой книжки для сотрудника, который раньше нигде не работал; оформление нового вкладыша; оформление дубликата; выдача трудовой книги сотруднику, который был уволен.

Все записи в Книге вносятся по хронологической последовательности. Некоторые требования Конечно, конкретных требований к оформлению Книги не предусматривается, но их можно оформить на основании практики и судебных решений. В частности, можно перечислить следующие требования: Книга должна иметь твердую обложку.

Подобная мера необходима для обеспечения сохранности Книги в течение всего периода ее заполнения. При этом период заполнения книги – не один год, а промежуток заполнения всех имеющихся листов. Также предусматривается определенный период ее хранения, который составляет 75 лет. Нужно делать надпись на задней части обложки, в которой будет информация о Книге, числе имеющихся страниц, дате начала ведения.

Книгу нужно прошивать. Она также должна быть пронумерована. Основная цель подобного требования – обеспечение невозможности добавления дополнительных листов.

Листы должны иметь определенную утвержденную форму. При этом необходимо также знать о том, что заверять и ставить подпись на обложке Книги могут только определенные лица, наделенные подобными полномочиями.

К их числу можно отнести руководителя предприятия или руководителя кадрового отдела, если, конечно, у него есть соответствующая доверенность. Определенные требования также предъявляются к порядку осуществления прошивки.

В частности, нити прошивки должны быть скреплены соответствующей печатью.

При этом невозможно использование бумажной наклейки. Действующие правила, установленные законодательством, требуют наличие сургучной печати. Все вышеуказанные правила являются обязательными и должны быть полностью соблюдены руководителем организации. Их несоблюдение или нарушение может стать основанием для применения определенных мер ответственности.

Порядок внесения записей Законодательством также регулируется порядок внесения записей в Книгу. В частности, соответствующим нормативно-правовым актом Министерства труда установлены 13 столбиков, которые должны содержаться в книге.

Ниже рассмотрен каждый из столбиков. Первая графа содержит информацию о номере записи, которая вносится в Книгу. Законодательство гласит, что все записи, которые были внесены в Книгу, должны иметь свои номера.

Столбики 2-4 содержат информацию о дате приема конкретного работника на работу, о заполнении трудовой книжки или ее вкладыша. Необходимо указать не только год, но также число и месяц внесения соответствующей записи. Порядок их оформления тот же, что и при заполнении трудовых книжек: необходимо писать арабскими числами.

При этом необходимо знать о том, что на практике бывают случаи, когда дата приема на работу и подписания трудового соглашения не совпадает с датой внесения соответствующей записи в трудовую книжку.

В среднем, разница между днями может составлять 5-10 рабочих дней. В пятой графе указывается ФИО сотрудника. При этом данные необходимо заполнять из паспорта. При их заполнении нужно быть предельно внимательным, и внести в Книгу ФИО именно так, как указано в паспорте. Например, если имя сотрудника в паспорте написано через букву “ё”, то и в Книге оно должно быть записано именно так: нельзя писать через букву “е”.

В шестом столбике заполняется номер трудовой книжки.

При этом серия или номер могут значительно отличаться в зависимости от периода выпуска конкретной трудовой книжки. Например, трудовые книжки, выпущенные с 1938 года не имели номеров.

В этом случае нужно ставить пробел в данном столбике, что свидетельствует об отсутствии номера трудовой книжки. А, например, с 2003 года трудовые книжки имели серии из русских букв, а номер состоял из 7 арабских цифр.

При этом необходимо обратить особое внимание на внесение реквизитов вкладыша.

В частности, если вкладыш был оформлен в данной организации, то в этом случае в Книге необходимо заполнить также данные вкладыша. Если же вкладыш бы оформлен ранее, то в этом случае реквизиты вкладыша вносить не нужно.

В следующей графе нужно заполнить информацию о должности сотрудника.

При этом нужно заполнить трудовую функцию, которую осуществляет данный работник. В Книге необходимо заполнить должность и трудовую функцию работника так, как они указаны в трудовом соглашении. В восьмой графе заполняется место работы, на которую был принят сотрудник.

Запись должна соответствовать данным, указанным в трудовом соглашении. Необходимо внести наименование предприятия, а также отдела, в котором будет работать сотрудник. В следующей графе заполняется информация о дате назначения сотрудника на соответствующую должность, а также номер приказа. В частности, необходимо указать реквизиты приказа или другого внутреннего документа предприятия, на основании которого сотрудник был принят на работу.

При этом необходимо сперва заполнить дату принятия данного документа и только после этого внести его номер. Данная графа должна быть заполнена, только если осуществляется регистрация движения трудовой книжки.

При выдаче вкладыша ее заполнять не нужно. В десятом столбике заполняется расписка лица, которое несет ответственность за оформление трудовой книжки. Здесь необходимо поставить подпись того лица, которое несет ответственность за хранение и оформление трудовых книжек на данном предприятии.

На практике очень часто бывают случаи, когда сотрудник отдела кадров, который только был принят на работу, обнаруживает, что до него Книга в данном предприятии не велась. В подобной ситуации необходимо написать докладную, иначе сотрудник может быть привлечен к ответственности за невыполнение трудовых обязательств.

После обнаружения факта отсутствия Книги, ее нужно создать с “нуля”. Конечно, в этом случае сотрудник должен внести записи о всех трудовых книжках, которые на данный момент находятся в предприятии. Записи должны быть внесены в хронологическом порядке.

В следующей графе необходимо указать данные о сумме, которая была получена за заполнение трудовой книжки или вкладыша. Сумма указывается в рублях. Ее передает работник.

Но бывают случаи, когда на конкретном предприятии с работников не взимается плата за приобретение нового бланка. В этом случае в данном столбике нужно поставить пробел. В графе 12 заполняется информация о дате выдачи трудовой книжки сотруднику.

Данная графа заполняется при расторжении заключенного с сотрудником трудового соглашения. При этом нужно заполнить дату последнего дня осуществления трудовой деятельности у данного работодателя.

На практике бывают случаи, когда сотрудник оформляет отпуск перед своим увольнением. В подобной ситуации последним днем работы считается последний день отпуска.

На практике, конечно, трудовая книжка выдается сотруднику до отпуска. Расчет также осуществляется до отпуска. Но даже в подобной ситуации в Книгу необходимо внести дату официального окончания работы, т.е.

последний день отпуска. В последней графе сотрудник ставит расписку о том, что он получил свою трудовую книжку. Данный столбик может также содержать следующие данные: подпись работника о том, что сотрудник получил свою трудовую книжку. Подпись ставится в том случае, если работник получил свою трудовую книжку лично; если работник не явился для получения трудовой книжки, то в этом случае необходимо внести данные об уведомлении, в котором говорится о необходимости получения трудовой книжки (например, номер заказного письма).

если трудовая книжка был отправлена сотруднику по почте, необходимо внести данные о письме. В последних двух случаях также необходимо сохранить чеки и квитанции, которые свидетельствуют об отправке письма или уведомления.

Эта статья была вам полезна? Поделитесь с друзьями! все статьи Другие материалы по теме: Заявление о пенсии Запись в трудовой книжке об увольнении Заключение договора с водителем Отличие трудового договора от гражданско-правового © 2023 — 2023 Трудовой Консультант. Официальные адреса (function (d, w, c) { (w[c] = w[c] || []).push(function() { try { w.yaCounter41490554 = new Ya.Metrika({ id:41490554, clickmap:true, trackLinks:true, accurateTrackBounce:true, webvisor:true }); } catch(e) { } }); var n = d.getElementsByTagName(«script»)[0], s = d.createElement(«script»), f = function () { n.parentNode.insertBefore(s, n); }; s.type = «text/javascript»; s.async = true; s.src = «https://mc.yandex.ru/metrika/watch.js»; if (w.opera == «[object Opera]») { d.addEventListener(«DOMContentLoaded», f, false); } else { f(); } })(document, window, «yandex_metrika_callbacks»);

Это – книга учета (далее в статье- Книга).

Обязанность ведения и хранения данной Книги несет отдел кадров данного предприятия.

Если предприятие не имеет такого отдела, то Книга, как правило, хранится у бухгалтера. На практике в Книге должна быть отражена следующая информация:

1. оформление нового вкладыша;
2. факт получения трудовой книжки от сотрудника, которого приняли на работу в данной организации;
3. выдача трудовой книги сотруднику, который был уволен.
4. приобретение и оформление трудовой книжки для сотрудника, который раньше нигде не работал;
5. оформление дубликата;

Все записи в Книге вносятся по хронологической последовательности.

Некоторые требования Конечно, конкретных требований к оформлению Книги не предусматривается, но их можно оформить на основании практики и судебных решений. В частности, можно перечислить следующие требования:

1. Книга должна иметь твердую обложку.

Книга учета трудовых книжек

Период заполнения документа может продолжаться в течение нескольких лет, поскольку происходит не в рамках календарного года, а до момента полного использования страниц. В графах реестра следует отражать сведения о:

1. выданных сотрудникам трудовых книжках (и вкладышах к ним) при увольнении, переводе и т.п.
2. переданных в службу кадров трудовых книжках принятых на работу сотрудников;
3. новых книжках, оформленных при приеме на работу сотрудников;

Книжки, которые передаются в кадровую службу предприятия при оформлении работника на должность, должны быть зарегистрированы без учета вкладыша отдельной строкой.

Образец заполнения книги учета трудовых книжек Графа 1: содержит сведения о трудовых книжках и вкладышах валовым порядком, т.е. книжки и вкладыши получают регистрационные номера подряд, по мере поступления. Графы 2, 3 и 4: содержат данные о календарных датах поступления сотрудников на работу, регистрации книжки и вкладыша к ней.

Книга учета движения трудовых книжек

книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. и вкладышей в них может вестись (абз. 2 п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек): Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс Форма: и вкладышей в них (образец заполнения)(Подготовлен специалистами КонсультантПлюс, 2023) Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс Форма: и вкладышей в них (образец заполнения)(«Кадровое делопроизводство», «ГроссМедиа», «РОСБУХ», 2023) Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс Не нашли ответа на свой вопрос?

Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас: +7 (499) 455 09 86 (Москва) +7 (812) 332 53 16 (СПБ) Это быстро и бесплатно! Для фиксации фактов перемещения трудовых книжек внутри организации наниматель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них (далее – Книга), которая заполняется и хранится в том отделе, в чьи функции входит оформление приёма и увольнения сотрудников – обычно в кадровой службе, бухгалтерии или секретариате.

Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Несоблюдение правил ведения данного документа является основанием для привлечения уполномоченного лица к юридической ответственности.

Документ требуется для фиксации фактов:

• Выдачи ТК в связи с увольнением.
• Выдачи дубликата.
• Оформления ТК для работника, который устраивается на работу в первый раз.
• Передачи ТК руководителю предприятия.
• Оформления нового вкладыша.

Внимание! Представленная информация вносится в журнал от руки с учетом хронологии.

Наличие на предприятии данного документа обеспечивает порядок в работе с трудовыми книжками, способствует определению ответственности в случае их утери.

Согласно правительственному Постановлению № 225 работодатель обязан не только иметь журнал, но и придерживаться правил хранения и внесения данных. Вместе с книгой учета работодатель должен вести расходно-приходную книгу, предназначением которой является фиксация сведений о документах, приобретенных за счет предприятия.

Заполнение журнала учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним

В ней ведутся записи о купленных за счет компании пустых бланках – как самих трудовых книжек, так и вкладышей к ним.

Лицо, отвечающее за книгу учета трудовых, назначается работодателем путем издания соответствующего приказа. В основном, это тот же работник, которого назначили ответственным за ведение и хранение трудовых книг в данной компании. Приказ составляется в свободной форме, но обязательно должен содержать:

1. обязанности в отношении журнала;
2. ФИО и должность лица, назначаемого ответственным;
3. ФИО и должность лица, на которого возлагаются указанные обязанности при отсутствии ответственного сотрудника.

В крупных компаниях за журнал отвечают сотрудники кадрового делопроизводства или специалист по персоналу.

В мелких фирмах, где нет специалиста по кадрам, эти обязанности возлагаются на сотрудника бухгалтерии, секретаря или любого другого специалиста.

Трудовая книга. Учет движения трудовых книжек и вкладышей

Организация вправе использовать журнал, изготовленный самостоятельно, но при этом обязательно выдерживание всех необходимых атрибутов. Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс.

Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь.

В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии.