Перечень документов передаваемых в другую организацию

Перечень документов передаваемых в другую организацию

Опись документов: бланк


Все движения кадров, имущества и прочие сделки в период хозяйственной деятельности предприятия фиксируются документально. Причем каждый бланк имеет установленный срок хранения.

За время работы предприятия накапливается большой объем бумаг. Для удобства их рекомендуется передавать на хранение в архив. Периодически к ранее оформленным бумагам приходится возвращаться снова. Чтобы зафиксировать их перемещение в архив и упростить в дальнейшем их поиск, составляется опись передаваемых документов.
В отличие от формы для почты, она не имеет установленного шаблона.

Чтобы грамотно составить опись, потребуется внести следующие реквизиты: Название организации.

Номер перечня. Дата составления.

Наименования переданных форм. Отчетный период, к которому относится переданный пакет.

Срок хранения. Количество листов.

Расположение бланка.

Внутренние документы

Внутренних документов может быть масса, все зависит от направления деятельности организации, включая международное сотрудничество.

Для обеспечения режима безопасности в производственной деятельности применяются внутренние (локальные) нормативные документы, которые исполняются должностными лицами предприятий и всем персоналом по следующим направлениям производственной деятельности: — Правила внутреннего трудового распорядка. Обязательны для исполнения всеми работниками предприятия без исключения (руководители, ИТР, рабочие); — Положение «О коммерческой тайне».

Распространяется в отношении руководителей и ИТР, являющимися носителями коммерческой тайны; — Положение «Об организации работы складов». Обязательно для исполнения руководителями предприятий и работниками складов (кладовых), задействованных в учете и движении товарно-материальных ценностей (ТМЦ); — Положение «По охране труда и технике безопасности».

Как правильно оформить акт передачи документов

Он призван фиксировать факт передачи бумаги или сдачу документации в архив.

Документ приобретает силу нормативно-правового акта, если на нем присутствуют все необходимые реквизиты. К ним относятся:

  1. подписи;
  2. подписи комиссии, если она созывалась.
  3. печати обеих сторон;

Действующее законодательство не обязывает выполнять действия по составлению во время каждой передачи документации.

Обязательным является фиксация перемещений бумаг строгой отчетности. Документы требуется передать, если осуществляется:

  1. ликвидация или реорганизация предприятия;
  2. смена управляющего состава;

Образец акта приема-передачи документов

Более того правильно оформленный акт будет иметь юридическую силу даже в случае если спор между сторонами дойдет до судебного разбирательства.

В остальных действие по составлению выполняется по желанию сторон. Выполнение операции может существенно различаться в зависимости от сложившейся ситуации.
Каждая компания в праве составлять данный акт по собственному усмотрению и форме.

Единственно важно, чтобы в документе были прописаны следующие моменты: Наименование, дата и место оформления данного акта Название предприятия, в котором осуществляется данная передача (для юр. лиц) Фамилия Имя Отчество лица передающего документы (обычно это лицо и составляет данный документ). Также при необходимости прописываются паспортные данные.
Фамилия Имя Отчество лица принимающего документы (в случае если данное лицо является сотрудником другой фирмы, то реквизиты, название этой фирмы).

Перечень передаваемых по данному акту документов с указанием количества экземпляров, количества страниц, номера и даты документов. При большом объеме материала вполне разумным

Акт приема-передачи документов.

Скачать образец

Единственно важно, чтобы в документе были прописаны следующие моменты:Наименование, дата и место оформления данного актаНазвание предприятия, в котором осуществляется данная передача (для юр.

лиц)Фамилия Имя Отчество лица передающего документы (обычно это лицо и составляет данный документ).

Также при необходимости прописываются паспортные данные.Фамилия Имя Отчество лица принимающего документы (в случае если данное лицо является сотрудником другой фирмы, то реквизиты, название этой фирмы).Перечень передаваемых по данному акту документов с указанием количества экземпляров, количества страниц, номера и даты документов.

При большом объеме материала вполне разумным является описание документов в приложении или в специальной таблице, где каждому документу дается свой порядковый номер и полная его характеристика. Все это необходимо чтобы ни один документ

Простой образец акта приема передачи документов

Таких примеров можно привести достаточно много: Один сотрудник увольняется, и на его место приходит новый работник, который должен принять все дела. Во избежание утраты документов, ошибок при их передачи и прочих нежелательных ситуаций нужно не только корректно предоставить все бумаги, но и отразить этот факт документально.

Один сотрудник переходит на другую позицию и передает дела своему заместителю или новому работнику, пришедшему на его место. Например, передача бухгалтерских, кадровых, административных документов.

Банкротство организации – в этих случаях возникает необходимость передачи сразу всех бумаг, для чего составляется большое количество актов, разделенных по группам в соответствии с видами документации. Наконец, в случае реорганизации компании (слияния ее с другими, объединения отделов и т.п.) также возникает необходимость передать все дела.

Доставка документов в сторонние организации

Как правило, подготовка документации для передачи в службу делопроизводства возлагается на ответственного исполнителя.

А служба делопроизводства (экспедиция) выполняет следующие функции:

  1. обеспечение сохранности принимаемых документов;
  2. прием, обработка и подготовка к отправке документации, включая проверку наличия вложений в соответствии с сопроводительными документами;
  3. розыск утерянных документов, в т.ч. направление претензий по почтовой доставке.
  4. сортировка документов по способам доставки;
  5. организация своевременной доставки исходящей корреспонденции;
  6. ведение учета документов, направляемых в службу делопроизводства (экспедицию), оформление соответствующих реестров;
  7. упаковка и оформление почтовых отправлений;

Подготовка документов ответственным исполнителем Для централизованной доставки документы должны сдаваться

Опись бухгалтерских документов для передачи другой организации образец скачать

Составление описи Составляется сам документ Окончательный переплет дела Переплетается в твердую картонную обложку, на первый лист дела накладывается 10-сантиметровый кусок картона, через который и прошивается дело. Это необходимо для предохранения ниток от истирания.

При необходимости составляется внутренняя опись частей и томов дела, которая вкладывается в самом начале. При составлении сдаточной описи необходимо указать:

  1. заголовки каждого тома или части;
  2. необходимый срок хранения.
  3. количество листов в каждом томе;
  4. номер, присваиваемый каждому делу;
  5. индекс тома или части;

В случае ликвидации предприятия, в архив передаются личные данные работников: карточки, дела и невостребованные трудовые книжки. Исключение представляют только бланки, использующиеся на почте и в Пенсионном фонде.

Опись играет важную роль в организации документооборота.

Как правильно составить опись передаваемых документов?

Каждому виду отведен определенный срок хранения, установленный законодательно:

  1. Кадровые бумаги: , , личные дела хранятся в течение 75 лет.
  2. Некоторые — в виде годовых отчетов, связанные с активами и имуществом предприятия, по валютным операциям, расчеты страховых взносов должны храниться постоянно. Также до момента ликвидации хранятся уставные документы.
  3. Так, большинство бухгалтерских документов хранится в течение 5 лет.

Срок хранения остальных определяется самой организацией самостоятельно. Для того чтобы обеспечить порядок во всех делах и бумагах, нужно их классифицировать и систематизировать, для этого составляется опись (по каждому разделу составляется отдельная).

В ней указывается структурное подразделение предприятия, дата создания документа, порядковый номер, наименование, количество листов и исполнитель (то есть тот, кто ее изготовил).

Вам будет интересно...