Невостребованные трудовые книжки

Невостребованные трудовые книжки хранятся в организации после увольнения


В небольших организациях эту должность могут совмещать специалисты других отделов, например, бухгалтеры или секретари. Директор организации самостоятельно назначает ответственного, оформив соответствующий приказ, который составляется в свободной форме.

Важно При смене сотрудника, ответственного за хранение книжек, новому работнику представляют акт приема-передачи дел.

В нем недостаточно указать количество всех имеющихся трудовых.

Данный акт должен содержать полный список владельцев бланков и реквизиты документов. После передачи акта его заверяют подписями сдавший документы и принявший их.

В случае отсутствия некоторых трудовых книжек, которые в данное время должны храниться в архиве, бывший ответственный составляет отдельный акт. Внимание Безусловно, одну или две невостребованные трудовые книжки, появившиеся за один календарный год, сформировать в дело нетрудно. Сложнее, если их имеется не один десяток.

Что делать с невостребованной трудовой книжкой?

Скажем сразу: работника обязательно следует уволить в последний день предупреждения об увольнении, даже если он по какой-то причине не появился в этот день на работе.

А процедура увольнения отсутствующего работника по п. 3 ч. 1 с. 77 ТК РФ будет следующей.

С 1 июля новый ГОСТ. В разбираемой ситуации у работодателя есть заявление работника, в котором указан последний день работы — день увольнения.

Более того, данное заявление не отозвано работником, по крайней мере, у работодателя нет таких сведений.

Факт неявки работника на работе необходимо зафиксировать соответствующим актом (пример 1), чтобы в дальнейшем отсутствие работника можно было документально подтвердить, а также указать на отсутствие вины работодателя в том, что работнику в последний день работы не была выдана трудовая книжка. Этот приказ издается независимо от явки работника на работу.

В случае отсутствия его в день увольнения на приказе делается запись о невозможности довести его до сведения работника (ч. 2 ст. 841 ТК РФ). Эта запись делается на основании приказа.

Все записи, внесенные работодателем, подтверждаются подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя. Также в трудовой книжке должен был бы расписаться сам работник, конечно, если бы находился на работе в день увольнения. В раздел XI «Основания прекращения трудового договора (увольнения)» необходимо внести основания прекращения трудового договора и ссылку на соответствующий приказ.

Реквизит «Личная подпись работника» остается незаполненным.

При этом в личной карточке можно сделать отметку о невозможности ознакомить работника с записью. Невостребованная трудовая книжка работника подлежит хранению на протяжении 75 лет Данное уведомление советуем направить на все известные адреса работника (ч.

6 ст. 841 ТК РФ) (пример 2). И главное, помнить, что отправка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия (п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв.

Рекомендуем прочесть:  Программа реновации пятиэтажек

постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»).

Нужно ли в акте приема-передачи трудовых книжек указывать невостребованные трудовые книжки с указанием фамилии и инициалов

В уведомлении укажите, что он должен явиться за трудовой книжкой или дать согласие на то, чтобы ее отправили по почте. Со дня, в который выслали уведомление, организация не несет за то, что несвоевременно выдала трудовую книжку. Об этом говорится в части 6 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ.

При этом работник имеет право потребовать , который он не получил по той причине, что ему несвоевременно выдали трудовую книжку.

Но только с даты, когда он уволился, до дня, в который работнику направили уведомление.

Правомерность такого подхода подтверждают и суды, см. определение Конституционного суда РФ от 23 апреля 2013 г. № 616-О, апелляционные определения Свердловского областного суда от 14 мая 2014 г. № 33-6210/2014, Забайкальского краевого суда от 24 июля 2013 г. № 33-2574-2013). Следует учесть, что, если сотрудник отказался получить трудовую книжку в день увольнения, это не освобождает работодателя от ответственности за то, что ее выдал с задержкой.

Правила ведения и хранения трудовых книжек изменились

309 ТК РФ четко установлено: “работодатель — физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые” и, в свою очередь, “работодатель — физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными нормативными правовыми актами РФ”.

Пунктом 28 Постановления установлено, что исправление неправильной или неточной записи в трудовой книжке, произведенной индивидуальным предпринимателем, деятельность которого прекращена в установленном порядке, производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

В частности, соответствующим документом могут являться копии приказов о приеме либо увольнения работника, какие-либо справки и т.д.

Что делать с невостребованной трудовой книжкой

Нужен он для того, чтобы в последствии можно было подтвердить отсутствие работника документально, а также для того, чтобы снять вину с работодателя в том, что в последний рабочий день он не вручил работнику трудовую. Приведем образец такого документа.

  1. Внести запись в трудовую книжку. Такую запись в книжку вносят на основании изданного приказа. Запись в книжке вносит кадровый сотрудник, ответственный за ведение трудовых, после чего заверяет запись подписью и печатью. По правилам в трудовой книжке также должен расписаться работник, но так как он отсутствует сделать это невозможно (Читайте также статью ⇒ ).
  2. Издать приказа. Приказ о прекращении трудового договора издать работодатель должен в любом случае, при этом не имеет значение присутствовал работник в свой последний рабочий день или нет. Если работник на работу не явился, в приказе нужно сделать соответствующую отметку о том, что возможности донести приказ до сведения работника нет (84.1 ТК РФ).
  3. Внести запись в личную карточку.

У меня такой вопрос.

Я пришла в организацию работать и обнаружила.

что есть невостребованные трудовые книжки, что мне с ними делать?с уважением Елена

В уведомлении укажите, что он должен явиться за трудовой книжкой или дать согласие на то, чтобы ее отправили по почте.

Со дня, в который выслали уведомление, организация не несет за то, что несвоевременно выдала трудовую книжку. Об этом говорится в части 6 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ. При этом работник имеет право потребовать , который он не получил по той причине, что ему несвоевременно выдали трудовую книжку.
Но только с даты, когда он уволился, до дня, в который работнику направили уведомление. Правомерность такого подхода подтверждают и суды, см.

определение Конституционного суда РФ от 23 апреля 2013 г.

№ 616-О, апелляционные определения Свердловского областного суда от 14 мая 2014 г.

№ 33-6210/2014, Забайкальского краевого суда от 24 июля 2013 г.

№ 33-2574-2013). Следует учесть, что, если сотрудник отказался получить трудовую книжку в день увольнения, это не освобождает работодателя от ответственности за то, что ее выдал с задержкой.

Восстановление трудовых книжек через архив

Причем такие книжки необходимо содержать в обособленном архиве, не соединяя с книжками работающих сотрудников. Как правило, руководитель предприятия налагаем функции по хранению подобного архива на определенное ответственное лицо — специалиста отдела бухгалтерии либо отдела кадров.

В упомянутом выше приказе Министерства культуры утвержден период хранения невостребованных книжек в архиве — 75 лет.

В случае запроса документа ее владельцем или правопреемником книжка выдается лицу, и с работодателя снимается обязанность. Продолжают ли храниться книжки при прекращении деятельности предприятия и куда отправляется архив трудовых книжек?

Если фирма терпит или реорганизацию, то по 125-ому закону трудовые книжки направляются в государственный или местный архив, где продолжается их сохранение в регламентированный 75-летний срок. Необходимость в изготовлении дубликата книжки возникает при таких ситуациях, когда оригинал не может быть использован для своих функций:

Архив трудовых книжек

Согласно ведения и хранения трудовых книжек для учета трудовых книжек, а также бланков трудовых книжек и вкладыша в нее работодатель должен вести:

  1. приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  2. книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Обязанность по обеспечению сохранности трудовых книжек в случае неполучения последних работником возлагается на работодателя.

При этом трудовые книжки, оставшиеся на архивное хранение, должны размещаться отдельно от трудовых книжек действующих сотрудников с учетом правил учета и хранения архивных документов, установленных . Приказом либо распоряжением ответственность за организацию хранения и учета трудовых книжек возлагается работодателем на специально уполномоченное лицо. В соответствии с «Кадровое обеспечение» Перечня, утвержденного Приказом Минкульта № 558 от 25.08.2010, срок хранения трудовых книжек — 75 лет либо до востребования работником.

Где должны храниться трудовые книжки работников?

Индивидуальная трудовая книжка, как правило, заводится единожды и продлевается вкладышами. В перспективе на 25–50 лет вперед нельзя исключить реорганизации и ликвидации предприятий, на которых трудился тот или иной гражданин, а значит, не исключен риск утери архивной документации. Действующие нормативные акты придают большое значение тому, где хранятся трудовые книжки работников на предприятии.

Как правильно внести записи о месте работы в личные документы сотрудника, читайте в материале . Подписывайтесь на наш бухгалтерский канал Яндекс.Дзен В соответствии с постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Положение о ТК) на работодателя возлагается обязанность по хранению трудовых книжек, их бланков и вкладышей.

Вам будет интересно...